Zgłoszenia wewnętrznego dokonywanego w trybie ustawy o ochronie sygnalistów w ROKA A.I. Kantorski sp. komandytowa można dokonać:
Zgłoszenie może być dokonane:
• pisemnie poprzez e-mail: naruszenia@roka.pl, pocztą tradycyjną lub przesyłką kurierską w zapieczętowanej kopercie z dopiskiem „NIE OTWIERAĆ. ZGŁOSZENIE NARUSZENIE PRAWA” .
• osobiście, na wniosek sygnalisty, po wcześniejszym umówieniu się telefonicznym z osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń. Zgłoszenie ustne jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy.
Zgłoszenie wewnętrzne powinno zostać sporządzone na formularzu, który został udostępniony poniżej do pobrania. – wzór formularza stanowi załącznik nr 1 do procedury.
Pracodawca dopuszcza możliwość dokonywania zgłoszeń anonimowych tylko w sytuacjach wyjątkowych, gdy sygnalista ma uzasadnione powody do obaw przed działaniami odwetowymi.
Zgłoszenia anonimowe rozpatrywane są na zasadach objętych obowiązująca procedurą.
Zgłoszenia anonimowe zawierające tylko wartościowe informacje, w zakresie niezbędnym do ich przyjęcia, umożliwiają precyzyjne i skuteczne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego. Niewystarczająca treść zgłoszenia lub brak możliwości kontaktu z sygnalistą może uniemożliwić Koordynatorowi Zespołu ds. naruszeń podjęcie działań następczych.
W przypadkach informacji o naruszeniach prawa zgłoszonych anonimowo (bez podpisu sygnalisty), Koordynator Zespołu ds. naruszeń wezwie nadawcę informacji do dokonania podpisu zgłoszenia w terminie do 5 dni od dnia wezwania pod rygorem pozostawienia zgłoszenia bez dalszego rozpatrzenia. W celu dokonania zgłoszenia anonimowego najlepiej skorzystać z kanałów takich jak: poczta e-mail, poczta tradycyjna,
Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać następujące dane: dane osobowe sygnalisty oraz osoby której dotyczy zgłoszenie, adres do kontaktu sygnalisty, datę i miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub opis okoliczności stwarzających możliwość jego wystąpienia; wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.